Vanaf 1 januari 2026 worden papieren en pdf-facturen overbodig in de handel tussen Belgische bedrijven. De overheid verplicht alle structuren met een btw-nummer – van grote bedrijven tot zelfstandigen met een nevenactiviteit – om over te stappen op elektronische facturatie via het beveiligde Peppol-netwerk. Dit systeem maakt de directe uitwisseling van gestructureerde facturen tussen boekhoudsoftware mogelijk, zonder manuele tussenkomst.
Zelfs de kleinste entiteiten, zoals freelancers, sportclubs of studentondernemers, zullen zich hieraan moeten houden. Alleen professionals die zijn vrijgesteld van btw, zoals artsen, zijn van deze verplichting vrijgesteld. Transacties met buitenlandse bedrijven vallen hier nog niet onder, maar zullen vanaf juli 2030 op Europees niveau wel onder deze verplichting vallen.
Een snelle overgang, maar niet zonder kosten
Twee maanden voor de deadline heeft ongeveer 40 % van de bedrijven, ofwel bijna 450.000 organisaties, Peppol al ingevoerd. Volgens de FOD Financiën is dit een bemoedigend cijfer dat aantoont dat het systeem op grote schaal werkt. Voor kleine bedrijven verloopt de overgang vaak snel: enkele uren of dagen volstaan.
Maar achter deze eenvoud gaan aanzienlijke kosten schuil. Voor het gebruik van Peppol is een abonnement op gespecialiseerde software nodig. De tarieven variëren naargelang het volume van de uitgewisselde facturen, gaande van enkele euro’s tot hogere bedragen. Het is dus raadzaam om uw boekhouder te raadplegen om een oplossing te kiezen die geschikt is voor uw beheerssoftware.
Sancties bij niet-naleving
Bedrijven die na 1 januari papieren of pdf-facturen blijven versturen, riskeren boetes van 1.500 tot 5.000 euro. Er is echter een tolerantieperiode voorzien voor bedrijven die hebben geprobeerd om zich aan de regels te houden, maar technische obstakels ondervinden.
En hoe zit het met papier?
Goed nieuws voor liefhebbers van papier: facturen voor consumenten vallen niet onder deze hervorming. Kassabonnen, papieren facturen of pdf-facturen blijven in dit kader toegestaan. Dit toont aan dat papier, zelfs in een steeds digitaler wordende economie, zijn plaats behoudt, met name vanwege de leesbaarheid, eenvoud en toegankelijkheid ervan.
Bronnen
