Papier.be

Déclaration de confidentialité

Préambule

Papier.be ASBL, dont le siège social est situé Place du Champs de Mars 2 à 1050 Bruxelles, (ci-après « Papier.be » ou « nous »), attache une grande importance à la protection des données à caractère personnel des personnes avec qui il interagit dans le cadre de ses activités.

Par le biais de la présente Déclaration de confidentialité, Papier.be vous informe, entre autres, de la manière dont il collecte, utilise, conserve, vos données à caractère personnel et des droits dont vous disposez en tant que personne concernée.

La protection de votre vie privée et de vos données à caractère personnel est encadrée par le règlement européen n° 2016/679, appelé Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (en abrégé le RGPD).
Pour plus d’informations, vous pouvez toujours nous contacter :

  • Par email : info@Papier.be.be
  • Par téléphone : +32 2 626 98 29

Quel est le champ d’application de la Déclaration de confidentialité

La présente Déclaration de confidentialité de Papier.be s’adresse principalement aux personnes suivantes :

  • aux collaborateurs actuels et anciens des entreprises du secteur ;
  • aux prospects et/ou toute autre personne ayant manifesté de l’intérêt pour les services de Papier.be ;
  • aux personnes avec lesquelles Papier.be et ses collaborateurs entrent en contact dans le cadre de ses activités et ses missions (ex. membres du personnel d’une administration publique, collaborateur au sein d’une association professionnelle, une organisation syndicale et/ou toute autre partie intéressée, ci-après « les relations publiques » …) ;
  • aux membres du personnel d’une entreprise avec laquelle Papier.be à une relation contractuelle (ex. prestataires de services, consultants,…) ;
  • aux visiteurs du site web de Papier.be.

Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel ?

Une donnée à caractère personnel est une information qui concerne une personne physique identifiée ou identifiable, appelée ‘personne concernée’.

Vous pouvez être identifié soit directement, soit indirectement :
• Directement : notamment à l’aide de votre nom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique, identifiant en ligne, … ;
• Indirectement : notamment à l’aide d’informations qui, seules, ne permettent pas de remonter à vous mais qui, combinées, vous rendent identifiable, par exemple en combinant une date de naissance et une adresse.

Qu’est-ce qu’un traitement ?

La collecte, l’enregistrement, la modification, la consultation, l’utilisation, la transmission, le partage, l’effacement et la destruction de données à caractère personnel sont des exemples de traitements.

Papier.be traite vos données dans le cadre de ses missions et ses services et intervient comme « responsable de traitement ». A ce titre, Papier.be détermine les objectifs pour lesquels vos données sont traitées et les moyens à mettre en œuvre pour le faire.

Quelles données à caractère personnel/informations vous concernant sont traitées par Papier.be?

Il peut notamment s’agir des données à caractère personnel suivantes :

  • Vos données d’identification et de contact : comme vos nom, adresse professionnelle, titre, langue, sexe, adresse-mail professionnelle, votre fonction au sein de votre entreprise, … Dans les cas où vous êtes administrateur ou avez un mandat de représentation, vos date et lieu de naissance et votre numéro de registre national pour répondre à nos obligations légales ;
  • Les informations liées à vos activités au sein de Papier.be : comme les évènements auxquels vous vous inscrivez, vos abonnements à nos publications (ex. newsletter) et, dans ce cadre, vos éventuelles remarques relatives à ces évènements (ex. via une enquête de satisfaction) ;
  • Les matières professionnelles pour lesquels vous avez un intérêt ;
  • Les données issues de l’interaction avec notre site-web (ex. adresse IP,…) ;

En principe, Papier.be ne traite pas de données sensibles et si, pour des raisons indépendantes de notre volonté, nous sommes mis en possession de données sensibles, nous les traiterons en conformité avec le Règlement.

A quel moment et comment vous données sont-elles traitées par Papier.be?

Il convient de faire une distinction entre les données que vous nous communiquez directement (= collecte directe) et celles que nous avons obtenues par d’autres sources (= collecte indirecte).

Exemples de collectes directes

  • Lorsque vous devenez membre pour le compte de votre entreprise;
  • Lorsque vous remplissez/complétez des formulaires de Papier.be (ex. formulaire d’inscription à un séminaire, listes de présence dans le cadre de groupes de travail, enquêtes de satisfaction, etc.);
  • Lors de vos de discussions et échanges avec les collaborateurs d’Papier.be;
  • Lors d’échange de correspondance (postale et électronique) avec Papier.be;
  • Lorsque vous surfez sur le site web d’Papier.be ; le cas échéant, Papier.be peut stocker certaines informations captées à partir de cookies. Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous renvoyons à notre politique en matière de cookies.

Exemples de collectes indirectes

  • Lorsque vos données ont été fournies à Papier.be par votre entreprise (qu’il s’agisse d’une entreprise membre de Papier.be ou d’un prestataire de services);
  • Lorsque vos données ont été fournies à Papier.be par des fournisseurs de données.
    Pour quelles finalités vos données sont-elles traitées par Papier.be?

Papier.be traite vos données à caractère personnel pour diverses finalités et notamment pour les suivantes :

  • Pour permettre à Papier.be d’exécuter ses obligations contractuelles:
    • Pour la gestion de ses activités avec ses membres. Notamment en vue de communiquer avec vous, de répondre à vos questions, de vous informer sur nos points de vue et actualités, de vous tenir informés et vous inviter à nos activités (réunions des groupes de travail, commissions, séminaires et autre évènement), de gérer lesdits évènements (ex. facturation, suivi des inscriptions, …) ;
    • Pour la gestion de ses relations contractuelles avec ses prestataires de services (fournisseurs et autres). Dans ce cas, les données à caractère personnel sont traitées pour le suivi de l’exécution du contrat (ex. suivi de la commande), pour la gestion de sa comptabilité, …
  • Parce que c’est dans l’intérêt légitime de Papier.be de traiter vos données :
    • Pour lui permettre de fonctionner comme association professionnelle (connaissance des membres et des personnes de contact en vue de les informer de ses activités), d’offrir et améliorer ses services (ex. via des analyses statistiques), de sauvegarder les intérêts de ses membres, pour défendre et préserver ses droits et ceux des personnes qui la représentent en cas de conflit ou de litige ;
    • Pour lui permettre de communiquer avec ses relations publiques en vue de les informer sur ses points de vue, de les tenir au courant de ses activités et évènements (comme des séminaires etc.) et de soutenir les intérêts de ses membres ; Dans le cadre de cette finalité, Papier.be veille, en tout état de cause, à assurer un juste équilibre entre ses intérêts et vos droits et libertés et à mettre tout en œuvre pour que ces traitements n’impactent pas, ou de manière limitée, votre vie privée par exemple en rompant aussi vite que possible le lien entre les données et les personnes individuelles, en agrégeant vos données, c’est-à-dire en les transformant d’une telle manière que vous n’êtes plus directement identifié ou identifiable ou en les rendant anonymes.
  • Parce que vous avez donné votre consentement à Papier.be pour traiter vos données (ex. inscription à la newsletter digitale) ;
  • Pour permettre à Papier.be de respecter ses obligations légales ou administratives (p.ex. obligations sociales, publications officielles (p.ex. Moniteur Belge)).

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

  • Droit d’accès : il s’agit de votre droit de savoir si Papier.be traite des données vous concernant et, le cas échéant, d’obtenir des informations complémentaires à propos, par exemple, des objectifs pour lesquels vos données sont traitées, des catégories de données qui sont traitées et des destinataires à qui vos données sont transmises. Papier.be tient à attirer votre attention sur le fait que parfois, la communication de certaines de vos données est interdite ou peut s’avérer difficile, par exemple, parce qu’une loi l’interdit ou parce qu’elle implique la divulgation de données d’autres personnes ou que vos données ont été archivées et conservées dans d’anciens fichiers historiques, d’archivage ou de logs et qu’elles ne sont plus traitées couramment ;
  • Droit à la rectification : il s’agit de votre droit de demander à Papier.be de rectifier ou de compléter vos données inexactes. Si une telle demande se justifie, Papier.be procède à la rectification ou à l’adaptation des données ;
  • Droit d’opposition : il s’agit de votre droit de demander à Papier.be de cesser de traiter vos données pour des raisons liées à votre situation particulière, comme lorsque le traitement se fait sur la base de l’intérêt légitime de Papier.be (voir point Pour quelles finalités vos données sont-elles traitées par le Papier.be ?). Lorsque vous exercez ce droit, vous devez motiver votre demande pour permettre à Papier.be de faire l’exercice de la balance des intérêts entre ses intérêts et vos droits et libertés ;
  • Droit de retirer son consentement : il s’agit de votre droit de retirer le consentement que vous avez donné précédemment à Papier.be pour un traitement déterminé, comme pour l’envoi de la newsletter par courrier électronique. Le cas échant, Papier.be cessera d’utiliser vos données pour vous envoyer la newsletter par courrier électronique ;
  • Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : il s’agit de votre droit de demander que vos données soient effacées, comme à la fin de relation professionnelle avec un membre de Papier.be ou lorsque vous avez exercé légitimement votre droit d’opposition. Ce droit ne peut être exercé que dans certains cas prévus par la loi, et uniquement dans ces cas et sous réserve de certaines exceptions. Papier.be peut ainsi conserver lesdites données si une règlementation l’impose ou à des fins de preuve pour exercer un droit ou se défendre en cas de litige ;
  • Droit à la limitation du traitement : il s’agit de votre droit de demander à Papier.be une limitation temporaire du traitement de vos données, par exemple, lorsque vous avez contesté l’exactitude de vos données et que vous avez exercé votre droit à la rectification. Dans ce cas, Papier.be peut uniquement conserver vos données le temps de la vérification et doit cesser toutes les autres activités de traitement. Le cas échéant, Papier.be ne pourra plus traiter vos données qu’avec votre consentement ou pour intenter une action en justice ;
  • Droit à la portabilité des données : il s’agit de votre droit de demander à Papier.be de vous remettre vos données à caractère personnel dans un format qui vous permet de les réutiliser pour d’autres services ou de remettre directement ces données à un autre responsable de traitement, et ce, pour autant que ce soit techniquement possible pour Papier.be. Ce droit s’applique uniquement lorsque le traitement a lieu sur la base d’un contrat ou sur la base de votre consentement et pour les données que vous avez fournies directement à Papier.be et qui sont traitées de manière automatisée ;
  • Droits liés à une décision individuelle automatisée : ce point concerne l’hypothèse où un traitement automatisé (sans intervention humaine substantielle) aboutirait à une décision qui a des effets juridiques ou un impact important à votre égard. Dans cette hypothèse vous avez le droit de refuser de faire l’objet d’une décision individuelle automatisée, sauf si une loi l’autorise, si c’est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat ou si vous avez donné votre consentement pour ce traitement. Dans ce cas, vous aurez cependant le droit de demander l’intervention d’une personne dans le processus de décision, d’exprimer votre point de vue ou de contester la décision.

Si vous souhaitez exercer un de ces droits, vous pouvez le faire en nous contactant via un des canaux suivants :

  • Par courrier postal : Papier.be ASBL, Place du Champs de Mars 2, 1050 Bruxelles ;
  • Par courrier électronique : info@Papier.be
  • Par téléphone au +32 2 626 98 29

Votre demande doit être la plus précise possible afin de permettre à Papier.be de traiter votre demande.

Veuillez également joindre une copie de votre carte d’identité (en noircissant/en rendant illisible votre photo et votre numéro de registre national) afin que nous puissions vérifier votre identité afin d’éviter qu’un tiers n’exerce vos droits en votre nom.

Papier.be traitera votre demande conformément aux délais prévus par le RGPD.

Si vous n’êtes pas d’accord avec la position de Papier.be, vous pouvez toujours vous adresser auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles.

Pour combien de temps vos données sont-elles traitées ?

Papier.be ne conserve pas vos données à caractère personnel lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires pour réaliser un des objectifs pour lesquels elles ont été collectées (cf. point Pour quelles finalités vos données sont-elles traitées par Papier.be ?). Après cette durée les données sont supprimées.

Il n’existe pas de délai de conservation unique. La conservation et, par conséquent, la durée de conservation peut varier en fonction des circonstances et des délais de conservation spécifiques imposés par certaines règlementations.

Ci-dessous une liste non exhaustive :

  • Lorsque vous être collaborateur d’une entreprise du secteur, vos données à caractère personnel sont conservées pendant toute la durée de l’affiliation de votre entreprise en tant que membre et/ou pendant toute la durée de votre engagement auprès de votre entreprise jusqu’à maximum un an après la fin de la relation;
  • Lorsque vous être une personne avec laquelle Papier.be est entrée en contact dans l’exercice de ses missions et activités, comme des membres du personnel d’une administration publique, des collaborateurs au sein d’une association professionnelle, une organisation syndicale et/ou toute autre partie intéressée (relations publiques), vos données ne seront jamais conservées au-delà de 6 ans. Par ailleurs, vous pouvez toujours demander l’effacement de vos données ;
  • Lorsque vous être un membre du personnel d’un prestataire de services avec lequel Papier.be a une relation contractuelle, dix ans à compter de la fin de la relation contractuelle.

Comment Papier.be veille à la confidentialité de vos données ?

  • Collaborateurs de Papier.be
    Seules les personnes autorisées ont accès à vos données à caractère personnel. Ces personnes ne disposent que des données dont elles ont besoin pour exécuter leur mission et sont tenues par la confidentialité et le respect des procédures et des prescriptions techniques et de sécurité des systèmes.
  • Sous-traitants
    Papier.be peut faire appel à des fournisseurs/prestataires de services externes pour lui donner du soutien dans l’exécution de ses activités, qu’il s’agisse de services nécessaires à son fonctionnement interne ou des services qu’elle offre et/ou des évènements qu’elle organise, comme (service IT, photographe, organisateurs d’évènements, …). En tant que sous-traitants de Papier.be, ces prestataires de service agissent pour son compte et uniquement sur la base de ses instructions et moyennant le respect de principes stricts formalisés dans des contrats conclus avec Papier.be, et notamment, en ce qui concerne les exigences en matière de protection des données.
  • Tiers
    Vos données ne sont jamais communiquées à des tiers, sauf dans les cas suivants :
    • Lorsque la loi impose de communiquer vos données aux pouvoirs publics, aux organismes de réglementation, aux autorités de contrôle (ex. Autorité de protection des données) et aux organismes de surveillance ;
    • A la demande expresse des autorités judiciaires/d’instructions comme les services de police, les procureurs et tribunaux ;
    • Lorsque c’est nécessaire à la bonne exécution des missions de Papier.be dans le cadre de la relation professionnelle (pour certains évènements, les participants reçoivent une liste des participants simplifiée reprenant le nom, prénom, fonction et organisation des participants) ;
    • Avec votre consentement.

En tout état de cause, vous données ne seront jamais vendues et/ou partagées avec des tiers à des fins commerciales propres.

Comment est réglé le transfert de vos données en dehors de l’espace économique européen (EEE) ?

En principe, Papier.be ne transfert pas vos données en dehors de l’EEE. Si elle devait tout de même le faire et que la Commission européenne considère que le pays vers lequel les données doivent être transférées n’offre pas un niveau de protection satisfaisant, Papier.be mettra tout en œuvre pour protéger vos données par la mise en place de garanties complémentaires (ex. par la conclusion de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, par la conclusion de règles d’entreprises contraignantes…).

De quelle manière est organisée la protection de vos données ?

Papier.be a mis en place des mesures techniques et organisationnelles internes, en vue de garantir l’intégrité de vos données et leur traitement confidentiel et sécurisé et pour prévenir des accès non autorisés, des modifications ou des suppressions de vos données ou encore des transferts de vos données aux mauvais destinataires que ce soit accidentel ou pas.

Il s’agit, entre autres, des mesures suivantes :

  • La formation continue de l’ensemble de son personnel ;
  • L’existence d’une politique interne en matière de sécurité (avec des procédures, code de conduite, …) ;
  • Diverses mesures techniques, comme l’utilisation d’antivirus, l’exécution de back-up réguliers, la mise à jour régulière et automatique des logiciels, l’utilisation d’un système internet fermé et sécurisé, la garantie physique des serveurs, un système d’accès avec identifiant unique (login) pour chaque utilisateur, …

Malgré ces mesures techniques, certains canaux utilisés ne sont pas à l’abri de personnes malveillantes. Il est important de rester vigilant dans la manière dont vous utilisez les canaux de communication comme les e-mails par exemple.

Votre devoir d’information lorsque vous communiquez des données à caractère personnel de vos proches, connaissances ou autres personnes liées à vous

Si vous nous communiquez des informations concernant des connaissances ou autres personnes concernées (ex. d’autres collaborateurs de votre organisation), vous êtes tenu de le faire conformément aux réglementations en vigueur et à la condition de les avoir informés.

Lettre d’information

Papier.be envoie une lettre d’information à nos membres (potentiels) pour les informer de nos projets et activités. Votre adresse électronique ne sera ajoutée à la liste des abonnés qu’avec votre consentement explicite. Chaque newsletter contient un lien avec lequel vous pouvez facilement vous désinscrire.
La base d’abonnés à la lettre d’information n’est pas cédée à des tiers.

LinkedIn

Ce site comprend un bouton pour promouvoir ou partager des pages sur LinkedIn. Ce bouton ne devient actif que lorsque vous cliquez dessus. Les boutons fonctionnent à l’aide de morceaux de code provenant de LinkedIn lui-même. Des cookies sont déposés grâce à ce code lorsque vous cliquez sur le bouton.

Veuillez lire la politique de confidentialité de LinkedIn (qui peut changer régulièrement) pour voir ce qu’ils font avec vos données personnelles qu’ils traitent avec ce code. Les informations sont transférées et stockées par les réseaux sociaux sur des serveurs aux États-Unis. LinkedIn déclare adhérer aux principes du Data Privacy Framework. Cela signifie qu’il existe un niveau de protection approprié pour le traitement de toute donnée personnelle.

Mise à jour de la présente déclaration

Papier.be s’engage à mettre cette déclaration régulièrement à jour et à vous informera immédiatement de toute modification à ce sujet.

Plaintes

Vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de Papier.be à l’adresse e-mail et au numéro de téléphone indiqués ci-dessus. Nous sommes heureux de vous aider.

De plus, vous avez toujours le droit de consulter l’Autorité de protection des données en cas d’utilisation/abus de vos données personnelles :

contact@apd-gba.be/
www.dataprotectionauthority.be
Rue de la presse 35, 1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35

Droit applicable

Tout litige ou toute réclamation concernant le traitement des données à caractère personnel et la déclaration de confidentialité ou toute information contenue dans le présent document sera régi par le droit belge et relèvera de la compétence exclusive des cours et tribunaux de Bruxelles (Belgique).

V mars 2025